Bilim Emek ve Özveriyle Yükselen Üniversite

Hassas Görevler

ISLAK İMZALI BELGEYİ GÖRMEK İÇİN TIKLAYINIZ

HASSAS GÖREV-İŞ ENVANTER FORMU
*Formu Dolduran Birim: Tıp Fakültesi Dekanlığı
Sıra No Hassas Görev/ İş** ***Görevi/İşi Yürüten Birim Personelinin Görevi (Unvanı)** Risk Düzeyi**** Görevin/İşin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları Alınması Gereken Önlemler/Kontroller
1 * Dekanın  bulunmadığı zamanlarda yerine vekalet etmek, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek.
* Muhasebe, taşınır ve teknik hizmetlerin denetimini yapmak
* Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları yapmak
* Öğrencilerle ilgili her türlü iş ve işlemleri düzenlemek ve denetlemek
Dekan Yardımcısı                (Öğretim Üyesi) Yüksek * Kurulların ve idari işlerin aksaması
* İş akış ve işlemlerin hızlanması, aksamaması
* Eğitim Kalitesinin azalması hâksiz ders dağılımı olması
gibi hak ve adalet kayıpları
* Öğrenciler arasında asayişin bozulması haksızlık ortamının doğması gibi düzensizliklerin oluşması
* Görevini zamanında yerine getirmek, kurullara başkanlık etmek.
* İş akışlarının zamanında   yerine getirilmesi ve
eksiklerin giderilmesi
* Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde olmak, gerekli düzenlemeleri yapmak ve kontrol etmek.
* Bölüm öğrenci ve ilgili birimlerle irtibat halinde olmak ve kontrol mekanizması geliştirmek
2 * Birimlere uygun personelin görevlendirilmesi
* Kanun, Yönetmelik ve diğer mevzuatların takip ve uygulanması
* Bütçe çalışmaları
* Gizli yazıların hazırlanması ve takibi
Fakülte Sekreteri             (Fakülte Sekreter V.) Yüksek * İşlerin aksaması
* Yanlış işlem sonucu
* oluşabilecek hak kayıpları
* Bütçe açığı
* Güven Kaybı
* Uygun görevlendirmelerin yapılması ve birimler arası koordinasyonun sağlanması
* Değişiklikleri takip etmek ve uygulamak
* Oluşacak harcamaların öngörülmesi
* Gizliliğe uygun hareket etmek.
3 * Gelen evrakları kaydetmek ve genel takibi yapmak
* Giden evrakları takip edip dağıtımını zimmetle yapmak
* Öğretim Elemanlarına ait tüm özlük işler
* Süreli yazıları takip etmek.
* Fakülte ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.
Evrak Kayıt- Yazı İşleri, Personel Bürosu                                         (Şef) Yüksek * Zaman, güven ve hak kaybı
* İşlerin aksaması ve evrak kaybı
* Hak kaybı
* İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması
* Hak kaybı aranan bilgi ve belgeye ulaşılmaması
* Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün yapılması.
* Evrakların takibi ve zimmetlerin yapılması.
* İşlemlerin zamanında yapılması takip işlemlerinin
yasal süre içerisinde yapılması
* Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi.
* Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek.
4 * Maaşların hazırlanmasında özlük hakların zamanında temin edilmesi.
* Ödeme Emri Belgesi
* Maaş hazırlanmasında kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması
* Akademik ve idari personelin sosyal haklarının hazırlanması
* Sosyal Güvenlik Kurumuna keseneklerin doğru eksiksiz ve zamanında gönderilmesi
Tahakkuk                                     (Şef) Yüksek * Hak kaybı
* Kamu zararına sebebiyet verme riski
* Kamu ve kişi zararı, hak kayıpları
* Kamu ve Kurum zararı
* Hak kaybı
* Kamu zararı ve kişi zararına sebebiyet verme ve buna bağlı para cezası
* Birimler arasında koordinasyonun sağlanması
* Kontrollerin doğru yapılması
* Birimler arasında koordinasyonun sağlanması
* Birimler arası koordinasyon ve gecikme cezasına
sebebiyet vermeme
* Birimler arasında koordinasyonun sağlanması
* Birimler arasında koordinasyonun sağlanması
5 * Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi
* Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, belge ve cetvelleri oluşturmak.
* Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak
* Harcama biriminin malzeme ihtiyacı planlamasına yardımcı olmak
Satın Alma- Taşınır ve Kayıt Kontrol                          (Sözleşmeli Personel) Yüksek * Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk
* Kamu zararı
* Kamu zararı ve iş yapmama durumu
* Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı
* Kontrollerin doğru yapılması
* Giriş ve çıkış işlemlerinin zamanında yapılması, belge ve cetvellerin düzenli yapılması.
* Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak.
* Kontrollerin doğru yapılması ve ihtiyaçların buna
göre belirlenmesi.
6 * Öğrencilerle ilgili her türlü iş ve işlemleri düzenlemek Öğrenci İşleri Personeli               (4D-Sürekli İşçi) Yüksek * Zaman ve hak kaybı
* İşlerin aksaması ve evrak kaybı
* Hak kaybı
* İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması
* Hak kaybı aranan bilgi ve belgeye ulaşılmaması
* Koordinasyonun sağlanması ve işlerin zamanında yapılması.
* Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün yapılması.
* İşlemlerin zamanında yapılması takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması* Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek.
* Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi.
7 * Yazışmaların zamanında yapılması
* Öğretim elemanlarının ek ders ücret formlarının zamanında teslim alınıp
muhasebeye verilmesi
* Bölüm Başkanlıklarına ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve arşivlenmesi.
Bölüm Sekreterliği Personeli                           (4D-Sürekli İşçi) Orta * İşlerin aksaması
* Öğretim elemanlarının ders ücretini zamanında
alamaması.
* İşlerin aksaması ve evrak kaybı
* Koordinasyonun sağlanması ve işlerin zamanında
yapılması
* Kontrollerin doğru yapılıp işin zamanında teslimi.
* Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek.

Hazırlayan

Ömür HAYTA

Onaylayan

Prof.Dr. Ergün KUTLUSOY

Dekan

* Bu bölüme, … Birim adı yazılacaktır.
** Bu bölümde,  faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla birim tarafından belirlenen hassas görev/iş tanımlanacaktır.
*** Bu bölüme … Görevi yürüten Birim Personelinin Unvanı ve Görevi yazılacaktır.
****Hassas Görev/İş’in risk düzeyi eklenecektir. (Yüksek-Orta-Düşük)
TR